FUN CAR BIKE SHOW 2011 - débriefing

Tout d’abord, nous remercions une fois encore toutes les personnes qui ont bien voulu donner de leur temps pour nous aider à ce que cette journée soit une réussite.
N’oublions pas que le point d’orgue de cette journée est quelle a été entièrement organisée et gérée par des bénévoles !!
Je pense que nous n’avons pas à rougir devant certains professionnels de l’évènementiel !! Cette journée a été formidable, les gens ont adoré !!

Voici ci-dessous les éléments évoqués par les différents membres du bureau de l’AMFNC.
Ce sont des critiques constructives qui doivent nous permettre de progresser et de proposer une prochaine édition encore mieux !!
Nous avons commencé par critiquer objectivement nos propres défauts d’organisation, puis nous avons évoqué point par point l’ensemble de la journée.
Que personne ne se vexe svp !!


Animations :

Visiblement, il aurait été apprécié par le public que nous fassions à un moment donné « chanter » les gros moteurs V8 et autres…il manquait de gros bruit.
Proposition de faire des quizz autour du thème de la sécurité routière de manière à impliquer d’avantage le public.
Il manquait d’interviews = animateur – public / animateur – exposants.
Il y a eu trop d’intermédiaires avec Roméo. La prochaine fois, il ne faudra qu’un seul référent de manière à ne pas perturber le programme.
Les stands « sécurité routière » ne se sont pas assez mis en avant. Manque d’animations qui aurait pu amener du public à rester sur les stands.
Dans la troupe de jeunes filles qui ont fait les tee shirt mouillés, il y avait 2 mineures. Nous ne le savions pas et ça a gêné certains. La prochaine fois, penser à demander l’âge des filles.
La désincarcération, secours à motard, caddie au gaz et feu ont été apprécié par tous. La prochaine fois, il faudra proposer cette animation le matin et reproduire l’après midi.
L’ensemble des animations a été vraiment apprécié par tous.


Zone mécanique :

Le staff n’a pas trop apprécié devoir agrandir la zone mécanique le samedi soir (zone trop petite).
A voir pour que les intervenants soient présents le samedi matin, afin d’aider au montage de cette zone, ça évitera les problèmes.
A voir pour que ce soit plus spectaculaire : burn, stunt grosses cylindrées, trial,…
Le public n’est pas allé assez vers cette zone, à voir pour mieux l’annoncer.
Les pompiers nous font savoir qu’ils se méfient des mouvements de foule.


Staff :

Nous avons très mal géré le staff. Il aurait fallu réaliser un organigramme, avec des responsables de postes et du personnel.
Nous aurions du également faire un tableau avec des heures de relèves, afin que certains ne se retrouvent pas bloqués toute la journée au même endroit.
Le staff s’est souvent retrouvé sans rien à faire alors qu’on aurait eu besoin d’eux aux barbeucs, sur les parkings ou dans les caravanes Le Froid.


Barbeucs :

Visiblement, le plus gros des soucis a été aux barbeucs. Il manquait de staff et les jeunes de Jean 23 étaient complètement débordés.
Ils ont par exemple donné des saucisses à des gens qui avaient acheté des tickets de brochettes car les brochettes n’étaient pas prêtes.
Ils ont jeté un certain nombre de tickets au lieu de les mettre dans la boite prévue pour le comptage.
Nous avons également eu des problèmes avec des brochettes qui sont arrivées congelées.
Nous n’avions pas prévu de charbon, car nous pensions que le bois suffirait. Ca a été une erreur. Lorsque le feu a commencé à s’éteindre, il y a eu trop d’attente pour que le bois fasse des braises.
La prochaine fois, nous allumerons le feu plus tôt, vers 07h00, avec beaucoup de bois, de façon à avoir un gros tapis de braises.
Les baguettes ont été coupé trop petit, nous avions prévu en 5 pour les brochettes et en 3 pour les saucisses. Il nous est resté trop de pain à l’arrivée et ce n’est pas normal.


Boissons :

On nous a dit (1ère caravane) en début d’après midi qu’il n’y avait plus que du Lift+ et de l’eau.
Or il s’est trouvé qu’au final, la 2ème caravane juste derrière était gavée de boissons !! Nous avons retourné à Le Froid plus d’une cinquantaine de cartons tout confondu et nous avons vendu à une boulangerie le reste, soit un assortiment de près de 500 boissons (cartons ouverts).
La prochaine fois, nous penserons à mettre un responsable de la zone qui s’occupera d’achalander les différents points de vente et de tenir à jour le stock.
Il faudra également penser à approvisionner en glace l’après midi.
Les caravanes une derrière l’autre était une erreur. Les gens sont forcément allé vers la première en priorité.


Caisses :

Nous avons eu beaucoup de gens qui sont venus avec des gros billets. Prévoir + de monnaie.
A un moment donné, certaines femmes du staff ont pris l’initiative de tourner dans le public et de vendre tee shirt, croissants,…
Excellente initiative, nous ferons ça dès le matin la prochaine fois.
D’ailleurs au passage, les membres du bureau félicitent les femmes pour leur grosse implication dans cette organisation.
(la phrase du jour qui est ressortie : « derrière tout grand homme, une femme est cachée »)


Vigiles :

Totalement inefficaces. Nous devrons mieux les brieffer la prochaine fois.
Là, je pense que s’ils n’avaient pas été là, ça n’aurait pas changé grand-chose au cours de la journée !!


FMNC :

Nous avons été déçus par la très faible participation du FMNC (forum motard) à l’exposition moto.
Nous avions prévu une très grande superficie pour les motos, or plus des ¾ n’a pas été utilisée. Ca a fait un gros trou dans le parc.


Divers :

Parking largement insuffisants.
Prévoir un parking pour 2-3 véhicules handicapés.
Manque de poubelles et mal réparties.
WC très sales – voir pour éventuellement faire nettoyer au cours de la journée.
Problème avec les fiches techniques prévues auto/moto qui n’ont pas été apportées.
Voir pour faire un jury sérieux pour les concours auto/moto.
Le gars qui vend ses poulets et brochettes à l’entrée du parc a été un problème. Voir pour négocier un déplacement provisoire la prochaine fois.
Penser à installer différents panneaux d’affichage dans le parc avec le programme de la journée.


Prochaine édition :

A l’unanimité, il a été décidé que nous organiserions cette manifestation tous les 2 ans. La prochaine est programmée pour SEPTEMBRE 2013.


Bénéfices :

La journée a généré un bénéfice net de 750 000 cfp.
Nous reverserons l’intégralité de cette somme à ANTINEA au bénéfice des victimes de la route.


Cérémonie de remise du chèque :

La Mairie de Dumbéa va organiser cette remise le lundi 18 juillet à la Mairie.
Nous avons convié l’ensemble de nos partenaires et sponsors de cette journée, afin de leur présenter le bilan de cette journée.
Nous en profiterons pour remettre le chèque à ANTINEA.
Nous leur demanderons de nous exposer à quoi va servir cet argent.


Pourquoi ANTINEA ?

Le FMNC a été contacté quasi dès la création d’ANTINEA et nous les soutenons depuis le début. Cette association propose de la prévention et de l’aide aux victimes.
On nous a posé la question pourquoi eux et pas d’autres : malgré tout le bien que je puisse penser d’autres œuvres, nous ne pouvons pas aider tout le monde.
Nous avons commencé avec Antinea et nous allons donc continuer de les soutenir.
La sécurité routière nous concerne tous !!

Merci d’avoir pris le temps de tout lire !!
Bonne soirée, à bientôt pour de nouvelles aventures !!

Fab

C'est une des meilleures manifestations à laquelle j'ai assisté, et de loin la meilleure en ce qui concerne la Nouvelle Calédonie (après j'avoue j'ai pas assisté à toutes ^_^).
L'auto critique est un peu sévère, mais très constructive, je serai honoré de faire parti du Staff (avec un grand S) pour la prochaine édition !

Chapeau pour la moto l'auto critique :D

Je vous trouve, comme Chebe, un peu dur avec vous-même; mais c'est tout à votre honneur

Je m'en suis voulu de ne pas avoir participé à la construction de ce super évènement; je le ferais si besoin à la prochaine édition.

Encore bravo à tous les bénévoles et à tous les participants.

Bravo pour tout, organisation, sang froid, décisions, critiques. On se demande ce que tu fais dans la cuisine? T'as âme (et les capacités) d'un super organisateur de bons plans!!
Les petites imperfections de cette journée sont un défaut de jeunesse et c'est comme l'acné, ça passera tout seul en grandissant. Ma seule crainte, c'est que cela devienne trop gros pour nos frêles épaules... Mais bon, beaucoup de frêles épaules, c'est solide!!

Coucou,

J'ai été très impressionnée par cette organisation,

C'est assez extraordinaire pour une PREMIÈRE,
Les quelques petites remarques que j'ai eu, vous les avez citées ci-dessus,
Franchement rien à dire !!
Merci pour la bonne humeur de tous les organisateurs et bénévoles,
Félicitations à tous
:aploso:

autocritique un peu dur mais surement justifié puisque vous avez vécu tout ca de pret. En tous les cas un grand bravo à tout le staff pour ce fabuleux travail et rendez vous pour la prochaine.

A TOUS CEUX QUI ONT D'UNE MANIERE PARTICIPE
POUR 2013 .... + VITE + HAUT + FORT .....

Merci du fond du cœur à tous pour vos messages !! N'oublions pas de féliciter également le public qui s'est déplacé en masse !!

Je pense que ça fera plaisir à l'ensemble du staff de vous lire tout comme aux 5 autres membres de l'organisation !!
Promis, nous ferons encore mieux la prochaine fois !!

Fab a écrit:
Promis, nous ferons encore mieux la prochaine fois !!

c'est sûr mais c'est dans trop longtemps la prochaine fois!!!